Arkevia : le coffre-fort numérique sécurisé pour bulletins de paie

Arkevia : le coffre-fort numérique sécurisé

Arkevia : à quoi sert ce coffre-fort numérique sécurisé ?

Arkevia est une plateforme en ligne accessible depuis un navigateur, pensée pour centraliser des documents administratifs. Le service vise surtout les bulletins de paie, avec un niveau de protection supérieur à un e-mail ou un dossier local.

Un espace unique pour vos documents essentiels

Votre employeur peut déposer automatiquement vos fiches de paie dans votre espace Arkevia. Vous pouvez aussi ajouter des fichiers personnels, comme des contrats de travail, des diplômes, ou des justificatifs liés à l’identité.

L’interface s’appuie sur un tableau de bord avec une zone “Mes documents” et une “Boîte de réception”. Les bulletins arrivent dans la boîte de réception, puis vous classez vos fichiers dans des dossiers créés librement.

Un archivage long, pensé pour les bulletins de paie

Les entreprises conservent les bulletins de paie au moins 5 ans, alors qu’un salarié doit souvent les garder 50 ans. Arkevia archive les documents sur 50 ans, avec une suppression programmée à 75 ans.

La solution annonce une conformité au RGPD et à la norme NF Z42-013, afin de préserver la valeur probante des documents. La dématérialisation réduit aussi l’usage du papier et les coûts d’impression côté employeur.

Inscription et utilisation : parcours côté salarié et côté employeur

Création de compte sur myarkevia.com

Le compte se crée sur www.myarkevia.com via le bouton d’inscription. Le salarié utilise un matricule et un code secret transmis par le service RH, souvent lors de l’intégration.

La procédure demande l’acceptation de la mise à disposition du bulletin électronique et des conditions d’utilisation. Le mot de passe suit des règles : 8 caractères minimum, avec majuscule, chiffre et symbole.

La connexion se fait ensuite avec une adresse e-mail et le mot de passe choisi. Les notifications par e-mail permettent de suivre chaque dépôt de document et certaines actions du compte.

Réception automatique des bulletins de paie

Chaque mois, l’employeur dépose la fiche de paie dans Arkevia lors de l’édition de la paie. Le salarié reçoit une alerte par e-mail, sans manipulation nécessaire pour l’archivage.

Un salarié ayant plusieurs employeurs peut regrouper plusieurs sources dans un même espace. Ce cas concerne souvent l’intérim, l’enseignement, ou le portage salarial.

Classement, recherche et export des fichiers

Le service permet de créer des dossiers thématiques pour organiser les documents. Les fonctions de tri, renommage et suppression facilitent le rangement au quotidien.

Des filtres aident à retrouver un document avec un mot-clé, une date ou un nom de fichier. L’export des fichiers permet aussi de constituer une sauvegarde externe sur ordinateur ou disque dur.

Partage sécurisé : envoyer un document sans e-mail

Arkevia propose un partage temporaire via un lien sécurisé avec date d’expiration. Cette option sert souvent pour transmettre des bulletins de paie dans un dossier de location.

Le destinataire consulte les fichiers via le lien, sans échange de pièces jointes par e-mail. Cette méthode réduit les risques de diffusion involontaire et limite les copies dispersées.

Avantages d’Arkevia pour les salariés et les entreprises

Gratuit pour l’utilisateur final

Arkevia est annoncé comme gratuit pour l’utilisateur. Certains coffres-forts numériques personnels facturent un abonnement mensuel situé entre 2 et 10 euros.

L’accès 24h/24 et 7j/7 facilite la récupération d’anciens bulletins sans solliciter le service RH. Le compte reste accessible même après un départ de l’entreprise, ce qui sécurise l’historique.

• Archivage des bulletins sur 50 ans, adapté aux besoins retraite.
• Accès web depuis ordinateur et smartphone via navigateur.
• Classement libre avec dossiers, filtres et export de fichiers.
• Partage temporaire via lien sécurisé avec expiration.

Gains de temps et baisse des coûts côté RH

La dématérialisation évite l’impression, la mise sous pli et l’envoi postal. Des estimations évoquent 3 à 5 minutes économisées par bulletin, soit environ 60 heures par an pour 100 salariés.

Le coût d’une fiche de paie papier est estimé entre 0,80 et 1,50 euro. Pour 100 salariés sur 12 mois, l’économie annuelle se situe entre 960 et 1 800 euros.

La réduction de papier peut atteindre environ 12 000 feuilles par an pour une entreprise de taille moyenne. Cette démarche s’inscrit dans une logique RSE et améliore l’image employeur.

Comparatif rapide : papier, e-mail et Arkevia

Retour d’expérience : points forts et limites observées

La prise en main reste rapide, avec une interface qui privilégie la clarté. Des utilisateurs peu à l’aise avec le numérique retrouvent leurs documents sans parcours complexe.

La fiabilité rapportée sur plusieurs mois d’usage inclut l’absence d’interruption notable et des notifications rapides après dépôt. Le service mentionne aussi un mécanisme de “tiers de confiance” pour déléguer l’accès en cas d’incapacité.

Une limite ressort pour l’usage mobile, car aucune application dédiée n’est mentionnée. L’accès se fait donc via navigateur sur smartphone, avec une expérience moins fluide qu’une application native.

La capacité de stockage n’est pas illimitée, même si elle suffit pour des bulletins et documents administratifs. Un archivage massif de photos ou fichiers volumineux peut atteindre plus vite les limites.

Un coffre-fort numérique efficace doit protéger, archiver longtemps et rester simple à utiliser au quotidien.

FAQ — Arkevia : le coffre-fort numérique sécurisé

Arkevia est-il gratuit pour les salariés ?

Le service est présenté comme gratuit pour l’utilisateur final, sans abonnement mensuel à payer.

Combien de temps Arkevia conserve-t-il les bulletins de paie ?

Les documents sont archivés pendant 50 ans, avec une suppression programmée à 75 ans.

Comment créer un compte Arkevia ?

L’inscription se fait sur myarkevia.com avec un matricule et un code secret transmis par les RH.

Puis-je ajouter d’autres documents que mes fiches de paie ?

Vous pouvez importer des documents personnels et les classer dans des dossiers thématiques.

Arkevia permet-il de partager des documents en sécurité ?

Le service propose un lien de partage temporaire avec une date d’expiration paramétrable.

Que se passe-t-il si je quitte mon entreprise ?

Le compte reste accessible, ce qui permet de conserver et consulter l’historique des documents.